Документы часто теряются или просрочены на «этаже» иерархии, что приводит к значительной эффективности управления и оттоку клиентов. Для исправления этой ситуации разработана Система электронного документооборота (СЭД), подробнее на сайте Этлас-Софт
СЭД является одним из основных информационных ресурсов компании, используемым для обработки различных видов и типов документов и интегрированным с другими бизнес-системами. По словам специалистов «1С», традиционные возможности СЭД расширяются в сторону автоматизации совместной работы сотрудников.
Как и любой другой инструмент, СЭД нужно использовать по назначению и тогда, когда это действительно нужно компании. Только в этом случае внедрение системы эффективно и приносит реальную пользу.
Преимущества перехода на систему электронного документооборота
Очень сложно судить об эффективности внедрения СЭД в цифровом выражении. Основываясь на собственной методологии, DIRECTUM определил ключевые последствия внедрения СЭД на предприятии [2]. Величина эффекта зависит от того, является ли компания крупной компанией с несколькими филиалами или небольшим бизнесом в одном офисе.
Потенциальные преимущества:
Снижение материальных затрат
1. Снижение стоимости материалов:
МСБ-5%;
Крупные компании с несколькими филиалами — 20%.
Разница в том, что малым предприятиям не нужно делать большое количество бумажных копий своих документов, потому что рабочие места их сотрудников компактно расположены.
Базовая экономия процесса
2. Экономия основных процессов – контроль отправки и получения документов, организационно-распорядительного документооборота, исполнение поручений:
Малая компания — от 8 до 15%;
Крупные компании – до 50%.
Отдельно рассматривается процесс согласования и исполнения инструкций. Здесь экономия составляет от 6% до 23% в зависимости от структуры и размера компании и стиля ее работы. Чем более формализованы процессы компании, тем она эффективнее.
Экономия на некоторых операциях
3. Сохранение отдельных операций, не связанных с процессом – поиск документов, предоставление доступа к документам и т.п. от -3 до 24%, в зависимости от стиля работы с документом и конфигурации системы хранения. Создание общедоступного хранилища электронных документов с четко определенными правилами работы и хранения, а также доступа к ним окажет наибольшее влияние на вашу компанию.
Сокращение рисков
4. Снижение рисков. Этот эффект относится к стратегическим показателям и, прежде всего, подходит для формальных расчетов. В ряде случаев СЭД позволяет снизить риск задержки согласования и заключения договора до 60%.